1.1. SIA „EL FOREST” (turpmāk – Pārzinis) personas datu apstrādes privātuma politikas (turpmāk – Privātuma politika) mērķis ir sniegt fiziskajai personai (turpmāk – Datu subjekts) vispārīgu informāciju par personu datu apstrādi, apstrādes nolūku, apjomu un aizsardzību, kā arī informēt Datu subjektu par tā tiesībām un pienākumiem.

1.2. Apstrādājot personas datus Pārzinis ievēro Latvijas Republikas spēkā esošos normatīvos aktus, kā arī Eiropaxs Parlamenta un Padomes regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula), turpmāk arī – VDAR un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.

1.3. Visi termini, kas tiek lietoti Privātuma politikā tiek tulkoti Vispārīgās datu aizsardzības regulas izpratnē.

1.4. Pārzinim, lai izpildītu tās funkcijas un sniegtu pakalpojumus visefektīvākajā veidā, ir nepieciešams vākt, apstrādāt un izmantot noteikta veida informāciju par Datu subjektiem.

1.5. Šo privātuma politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz personām, kuras:

1.5.1. ir Pārziņa klienti, kuri ir saņēmuši vai saņem Pārziņa pakalpojumus (mežsaimniecības, mežizstrādes pakalpojumus);

1.5.2. pārdod vai vēlas pārdot Pārzinim nekustamo īpašumu vai cirsmas;

1.5.3 ir izmantojušas, izmanto vai izteikuši vēlēšanos izmantot Pārziņa piedāvātos pakalpojumus;

1.5.4. jebkādā citā veidā ir sadarbojušās, sadarbojas vai izteikušas vēlēšanos sadarboties ar Pārzini (tajā skaitā, piedalīties Pārziņa personāla atlases procesā, nosūtījušas vēstules Pārzinim);

1.5.5. Pārziņa sadarbības (biznesa) partneriem (fiziskām personām), Pārziņa sadarbības partneru (juridiskām personām) nodarbinātajām/pilnvarotajām personām, kuras nodrošina sadarbības īstenošanu atbilstoši uzņemtajām līgumsaistībām.

1.6. Šo privātuma politiku nepiemēro attiecībā uz Pārziņa darbinieku personas datu apstrādi.

2.1. Pārzinis personas datu apstrādei ir SIA “EL FOREST”, adrese Uliha iela 39/41-18, Liepāja, tālrunis +371 20209888, elektroniskā pasta adrese: info@elforest.lv.

2.2. Pārzinis apstrādā personas datus saskaņā ar šajā Privātumu politikā norādīto. 

2.3. Pārzinis var apstrādāt personas datus arī kā citu personu pilnvarots apstrādātājs (piemēram, veicot kādu pakalpojumu, kā pilnvarotā persona). Citu atbildīgo pārziņu personas datu apstrādei var tika piemēroti attiecīgo atbildīgo pārziņu privātuma noteikumi, politika vai savstarpējās vienošanās.

3.1. Pārzinis veicot datu apstrādi ievēro šādus principus:

3.1.1. apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus. Pārzinis veic atbilstošus pasākumus, lai personas datu apstrāde notiktu atbilstoši normatīvo aktu prasībām;

3.1.2. apstrādā personas datu likumīgi, godprātīgi un Datu subjektam pārredzamā veidā;

3.1.3. vāc personas datus tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā. Izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.

3.1.4. apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes nolūku sasniegšanai;

3.1.5. apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;

3.1.6. personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā;

4.1. Pārzinis apstrādā Datu subjekta personas datus ievērojot 3.punktā minētos principus un tikai, tad kad ir tiesiskais pamats to darīt. Pārzinis veic personas datu apstrādi sekojošiem nolūkiem:

Tiešo pakalpojumu nodrošināšanai

Šīs datu apstrādes ietvaros ietilpst ienākošo klientu pieteikumu (piedāvājumu) apstrāde, meža, cirsmu, zemes un apaļkoku iepirkšana, kā ietvaros tiek apsekoti un novērtēti nekustamie īpašumi, izteikti piedāvājumi, tiek slēgti un izpildīti pirkuma līgumi, kā arī tiek nodrošināti mežsaimniecības pakalpojumi.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas: 

• Klientu pieteikumu (piedāvājumu), nekustamā īpašuma apsekošanas un piedāvājuma izteikšanas apstrādē – Īpašuma nosukums, kadastra numurs, pagasts, vēlamā pārdošanas cena, telefona numurs, e-pasts, cita klienta pirmreizēji sniegtā informācija, informācija par īpašumu, piedāvātā cena;
• Nekustamo īpašumu un apaļkoku pirkšanas līgumu noslēgšanai un izpildei – vārds, uzvārds, personas kods, adrese, informācija par īpašumu, paraksts, informācija par laulāto, konta numurs, nodokļu samaksas, elektroniskā paraksta esamība, zemesgrāmatā un kadastrā pieejamā informācija;
• Mežsaimniecības pakalpojumu nodrošināšanai – Vārds, uzvārds, personas kods, numurs, e-pasts, paraksts, informācija par veikto mežsaimniecības pakalpojumu;

Tiesiskais pamats:

• Līguma noslēgšanai un izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta b)apakšpunkts), apstrādātie dati nepieciešami, lai noslēgtu un izpildītu līgumsaistības ar klientu;
• Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), apstrāde tiek veikta, lai izpildītu ārējo normatīvo aktu prasības, piemēram, reģistrētu īpašumu zemesgrāmatā, pierādītu cirsmas izcelsmi u.c.;
•  Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai novērtētu īpašumu, sagatavotu piedāvājumu, nodrošinātu saziņu ar klientu;

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšana tiek veikta dažādus termiņus līdz tiek sasniegts noteiktas personas datu apstrādes nolūks, piemēram, noslēgtie nekustamā īpašuma pirkuma līgumi tiek uzglabāti pastāvīgi, noslēgtie pakalpojuma līgumi 10 gadus pēc līguma saistību izpildes, saņemtie klientu pieteikumi 2 gadus, 20 gadus ar mežsaimniecības pakalpojumu sniegšanu saitīto datu apstrāde.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

• Pārziņa pilnvarotie darbinieki – nekustamā īpašuma speciālisti, mežsaimnieki, jurists, grāmatvedība, biroja administrators, datu ievades operatori;
• Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu uzturētājs u.c.;
• Trešās personas – zvērināti notāri, Zemesgrāmatas tiesa, apaļkoku pircēji;

4.1.2. Darbinieku atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai

Šīs datu apstrādes ietvaros tiek apstrādāti pretendentu atsūtītie CV un motivācijas vēstules, tā atbilstības izvērtēšanai vakantajai amata vietai.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas: 

•  CV un motivācijas vēstulē iekļautā informācija – vārds, uzvārds, kontaktinformācija, iepriekšējā darba pieredze, informācija par iegūto izglītību u.c..

Tiesiskais pamats:

• Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), apstrāde tiek veikta, lai izpildītu ārējo normatīvo aktu prasības, piemēram, Darba likumu.;
•  Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai novērtētu pretendanta atbilstību vakantajam amatam;

Glabāšanas termiņš

Saņemto personas datu uzglabāšanas termiņš ir 4 mēneši pēc vakances aizpildīšanai vai 6 mēneši, ja Jūs sniedzat piekrišanu sava CV uzglabāšanai šādu termiņu.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

• Pārziņa pilnvarotie darbinieki – biroja administrators, tās struktūrvienības vadītājs, kurā piesakaties uz vakanci;

• Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu uzturētājs;

4.1.3. Lietvedības procesu nodrošināšanai, Ienākošo dokumentu saņemšanai, apstrādei un reģistrēšanai, Nosūtāmo dokumentu sagatavošanai un reģistrēšanai

Šīs datu apstrādes ietvaros Pārzinis organizē saņemto un izejošo dokumentu apriti, to reģistrēšanu un atbilžu sagatavošanu.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas: 

•  Saņemtājā dokumentā norādītā informācija, piemēram, vārds, uzvārds, adrese, iesnieguma saturs. Gadījumā, ja vēstuli iesniedz juridiskas personas, tad tiek apstrādāti dokumenta gatavotāja personas dati, ja tādi norādīti.

Tiesiskais pamats:

• Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), apstrāde tiek veikta, lai izpildītu ārējo normatīvo aktu prasības, šis tiesiskais pamats piemērojams, ja atbildes sagatavošanas nepieciešamību nosaka normatīvie akti, piemēram, realizējot Vispārīgās datu aizsardzības regulas III nodaļā noteiktās datu subjektu tiesības;
•  Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai izskatītu Jūsu iesniegumu un sniegtu uz to atbildi;

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšanas termiņš ir 10 gadi.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

• Pārziņa pilnvarotie darbinieki – biroja administrators, citi pilnvarotie darbinieki atbilstoši kompetencei;
• Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu uzturētājs;

4.1.4. Saimniecisko darījumu noslēgšanai un izpildei
Šīs datu apstrādes ietvaros Pārzinis slēdz sadarbības līgumus gan ar juridiskām, gan ar fiziskām personām, kā ietvaros tiek veikta personas datu apstrāde.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas: 

•  Slēdzot līgumu ar Juridiskām personām var tikt apstrādāti juridisko pārstāvju, kontaktpersonu personas dati – vārds, uzvārds, e-pasts, tālruņa numurs, paraksts;
• Slēdzot līgumus ar fiziskām personām – vārds, uzvārds, personas kods, adrese, e-pasts, tālruņa numurs, paraksts, norēķinu informācija un cita ar līgumu saistītā informācija;

Tiesiskais pamats:

•  Līguma noslēgšanai un izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta b)apakšpunkts), apstrādātie dati nepieciešami, lai noslēgtu un izpildītu līgumsaistības ar līgumslēdzēja pusi, kura ir fiziska persona;
• Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai atbilstoši noslēgtajam sadarbības līgumam spētu izpildīt uzņemtās saistības un sazināties par līguma izpildes saistītiem jautājumiem;

Glabāšanas termiņš

Saņemto personas datu uzglabāšanas termiņš ir 10 gadi pēc līguma saistību izpildes.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

• Pārziņa pilnvarotie darbinieki – biroja administrators, citi pilnvarotie darbinieki atbilstoši kompetencei, kas atbildīgi par līguma izpildi;
• Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu uzturētājs;

4.1.5. Grāmatvedības kārtošanai atbilstoši normatīvajiem aktiem

Šīs datu apstrādes ietvaros Pārzinis kārto grāmatvedību atbilstoši normatīvajiem aktiem uzskaita izdevumus un ieņēmumus, izraksta rēķinus, veic grāmatojumus,  sniedz informāciju uzraudzības iestādēm par veiktiem darījumiem.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas: 

• Personas dati, kas var tikt ietverti izrakstītos vai saņemtos grāmatvedības dokumentos, veicot savstarpējos norēķinus – vārds, uzvārds, personas kods, adrese, e-pasts, paraksts, norēķinu informācija, norēķinu konta numurs;

Tiesiskais pamats:

•  Līguma noslēgšanai un izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta b)apakšpunkts), apstrādātie dati nepieciešami, lai noslēgtu un izpildītu līgumsaistības ar līgumslēdzēja pusi, kura ir fiziska persona;
• Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), lai nodrošinātu grāmatvedības dokumentu atbilstību normatīvajiem aktiem, kas reglamentē grāmatvedības kārtošanu, piemēram, Grāmatvedības likumam.

Glabāšanas termiņš

Saņemto personas datu uzglabāšana tiek veikta atbilstoši Grāmatvedības likumam.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

• Pārziņa pilnvarotie darbinieki – grāmatvedība, citi pilnvarotie darbinieki atbilstoši kompetencei;
• Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – grāmatvedības sistēmas uzturētājs;

4.1.6. Videonovērošanas veikšana

Šīs datu apstrādes ietvaros Pārzinis veic videonovērošanu šādiem mērķiem – Īpašuma aizsardzībai un noziedzīgu nodarījumu novēršanai, lai nodrošinātu uzņēmuma un trešo personu tiesisko interešu aizsardzību; pierādījumu iegūšanai, saglabāšanai un iesniegšanai tiesībsargājošajām institūcijām.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas: 

• Veicot videonovērošanu var tikt apstrādāti šādi personas dati – personas izskats un darbības videonovērošanas zonā, transportlīdzekļa reģistrācijas numurs.

Tiesiskais pamats:

4.2. Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai atbilstoši noslēgtajam sadarbības līgumam spētu izpildīt uzņemtās saistības un sazināties par līguma izpildes saistītiem jautājumiem. Pārzinim veikt videonovērošanu ir leģitīma interese aizsargāt savu mantu un citas materiālās vērtības un aizsargāt savu darbinieku tiesiskās intereses. Interešu īstenošanai Pārzinis videoierakstus ir tiesīgs nodot uzraudzības iestādēm atbilstoši kompetencei, piemēram, Valsts policijai, ja nodošanai pastāv tiesiskais pamats un tas ir nepieciešams Pārziņa tiesisko interešu aizstāvībai.

Glabāšanas termiņš

Videonovērošanas ierakstu uzglabāšana tiek veikta 14 dienas. Šis termiņš var tikt pagarināts, ja uzņemtais videomateriāls ir nepieciešams Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

• Pārziņa pilnvarotie darbinieki;
• Tiesībsargājošās iestādes.

5.1. Pārzinis personas datus nenodod ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas valstīm.

5.2. Gadījumā, ja ja Pārziņa veiks apstrādi ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas, tad Pārzinis pārliecināsies, ka attiecībā uz datu drošību un tehniskām prasībām personas datu nodošanu veiks atbilstoši VDAR prasībām.

6.1. Datu subjektam ir tiesības, iesniedzot Pārzinim iesniegumu klātienē un uzrādot personu apliecinošu dokumentu vai iesūtot elektroniski uz e-pastu info@elforest.lv ar drošu elektronisko parakstu parakstītu iesniegumu:

6.1.1. vērsties pie Pārziņa un lūgt informāciju par savu personas datu apstrādi, ko veic Pārzinis; 

6.1.2. pieprasīt veikt savu personas datu papildināšanu vai labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu vai iebilst pret savu personas datu apstrādi, kā arī tiesības pieprasīt datu pārnesamību;

6.1.3. atsaukt piekrišanu savu personas datu apstrādei, ja Datu subjekta personas datu apstrādes pamats ir Datu subjekta piekrišana, taču tas neietekmē to apstrādes darbību likumību, kas veiktas tad, kad piekrišana bija spēkā. 

6.1.4. iesniegt sūdzību par nelikumīgu personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijā, ja Datu subjektam par to rodas šaubas;

6.1.5. jebkurā gadījumā realizēt visas savas kā Datu subjekta tiesības, kas noteiktas Vispārīgās datu aizsardzības regulas III nodaļā.

6.2. Pārzinis izvērtēs Datu subjekta pieprasījumu un īstenos Datu subjekta tiesības atbilstoši normatīvo aktu prasībām. Atbildi uz Datu subjekta iesniegumu Pārzinis sniegs ne vēlāk kā viena mēneša laikā, atsevišķos gadījumos, Pārzinis var pagarināt atbildes sniegšanu vēl par diviem mēnešiem, par ko Pārzinis informēs Datu subjektu;

7.1. Jebkādu jautājumu vai neskaidrību gadījumā saistībā ar Pārziņa veikto personas datu apstrādi, Datu subjektiem jāsazinās ar Pārzini, izmantojot 2.punktā noradīto kontaktinformāciju.

8.1. Privātuma politikā pēc nepieciešamības var tikt veiktas izmaiņas. Aktuālā Privātuma politikas versija tiek publicēta tīmekļa vietnē www.elforest.lv sadaļā privātuma politika.

8.2. Šī privātuma politika stājas spēkā 2024.gada 01.jūlijā.